ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ต่างกันอย่างไร | ทำไมมีใบแจ้งหนี้ แล้วยังต้องมีใบวางบิลด้วย

เชื่อว่าคุณผู้อ่าน  ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ คงเคยได้รับเอกสารนี้กันทุกคน เพราะในช่วงทุก ๆ สิ้นเดือนบริษัทผู้ให้บริการจะส่งเอกสารเพื่อเรียกเก็บค่าบริการที่เราติดค้างไว้ ไม่ว่าจะเป็น ค่าจ้าง ค่าบริการ เช่น ค่าโทรศัพท์, ค่าอินเตอร์เน็ต เราเรียกเอกสารนี้ว่า “ใบวางบิล” หรือ “ใบแจ้งหนี้” ครับ ด้วยเหตุนี้คุณผู้อ่านคงรู้สึกคุ้นเคยกับเอกสารนี้เป็นอย่างดี แต่เมื่อคุณต้องเป็นผู้ออกเอกสารให้กับลูกค้า คุณเคยสงสัยหรือไม่ว่า เอกสารเหล่านี้มีความสำคัญอย่างไร ควรมีรายละเอียดใดบ้าง และเมื่อออกเอกสารไปแล้วทั้งผู้ประกอบการ (ผู้ออกเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้) และลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้) จะต้องปฎิบัติอย่างไร

ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ คืออะไร

Download ใบแจ้งหนี้-มาตราฐานบัญชี….

ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ต่างกันอย่างไร

ก่อนอื่นมาทำความรู้จักกันก่อนว่าจริง ๆ แล้ว ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ คืออะไร?ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อ ให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ และใช้เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงิน ส่วนใหญ่มักใช้กับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ หรือธุรกิจที่มีการใช้เครดิตในการชำระเงิน โดยในแต่ละบริษัทจะมีวันสำหรับการวางบิลที่แตกต่างกัน ซึ่งสามารถสอบถามวันจากฝ่ายบัญชีของลูกค้าได้โดยตรง

แต่ปัญหาที่มักพบบ่อยในการทำเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ คือ ความผิดพลาดของการออกเอกสาร เช่น การกรอกรายละเอียดต่าง ๆ ไม่ครบถ้วน, ไม่ตรงตามใบเสนอราคา รวมไปถึงปัญหาการลืมส่งเอกสาร ทำให้ผู้ประกอบได้รับเงินช้ากว่ากำหนดครับ

เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดดังกล่าว เรามาดูกันว่า
กระบวนการในการวาง ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง
สอบถามฝ่ายบัญชีของลูกค้า เรื่องกำหนดการวางบิล และรับเช็คของบริษัท
จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา) หากมีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อก็ควรแนบเอกสารไปกับใบวางบิลด้วย
นำส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล ในขั้นตอนนี้ต้นฉบับเอกสารจะอยู่กับลูกค้า ในขณะที่เอกสารสำเนาให้เรานำกลับมาครับ
รับเช็คตามวันที่กำหนด ในวันดังกล่าวให้ผู้ประกอบการเตรียม “ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ไปให้พร้อมเพื่อรับเงิน ทั้งนี้บางธุรกิจเอกสาร “ใบกำกับภาษี” ทางลูกค้าอาจจะขอให้ผู้ขายจัดเตรียมและนำส่งพร้อม ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ในขั้นตอนที่ 3 ก็ได้
เอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ควรมีรายละเอียดใดบ้าง?

• ข้อมูลฝ่ายผู้ประกอบการ (ผู้ออกเอกสารใบบางบิล/ใบแจ้งหนี้)
• ชื่อและที่อยู่บริษัท
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
• เบอร์ติดต่อบริษัทและเบอร์แฟกซ์
• เลขที่ใบวางบิล
• ลายเซ็นผู้วางบิล และ ระบุวันที่ที่ออกเอกสาร
• ข้อมูลฝ่ายลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)
• ชื่อและที่อยู่บริษัท
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
• รายละเอียดของสินค้า/บริการ ที่สั่งซื้อหรือให้บริการ พร้อมระบุยอดรวม
• วันครบกำหนดชำระเงิน
• ลายเซ็นผู้รับวางบิล และระบุวันที่ที่รับเอกสาร

ขั้นตอนการวางบิล

สำหรับ ชาวHR หรือ ผู้ประกอบการ ที่อยู่ ธุรกิจขนาดเล็ก SME ที่อาจไม่อยาก เสียเวลา ในการกรอก เอกสาร ภงด1 แบบกระดาษเอง ด้วยมือ เรามีตัวช่วยท่าน
OF Messenger จึงได้จัดทำ “Excel ใบแนบ_ภงด1” มาให้เพื่อนๆ ชาวผู้ประกอบการ SME ได้ Download ไปใช้
โดยมีวิธีการ ดังนี้

1. Download File “Excel ใบแนบ_ภงด1” โดย Click!!!… ที่นี่
2. กรอกข้อมูลพื้นฐานบริษัท ลง ไป ใน Sheet “Index” นี้ ในพื้นที่ สีเหลืองเท่านั้น อย่ายุ่งกับพื้นที่สีขาว สีเทา หรือสีอื่นๆ เป็นอันขาด
3. กรอกข้อมูลพนักงาน ทั้งหมด ลง ไป ใน Sheet “Data” นี้ ในพื้นที่ สีเหลืองเท่านั้น อย่ายุ่งกับพื้นที่สีขาว สีเทา หรือสีอื่นๆ เป็นอันขาด
4. เมื่อกรอกข้อมู้ลเสร็จ ให้ไปที่ Sheet “TaxForm2” ที่ Cell “CR14” ที่เป็นสีเหลืองอยู่ เปลี่ยนเลขหน้าจาก 1 เป็น 2 แล้ว Print ไปเลย [ทำเช่นนี้กับ หน้าต่อๆ ไป] ส่งคำถามได้ที่ www.Facebook.com/OutsourcingFactory

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com จึงได้ออกแบบให้ผู้ประกอบการสามารถออกเอกสารได้อย่างถูกต้อง ข้อมูลครบถ้วนพร้อมทั้งยังสามารถนำเอกสารใบวางบิล ไปสร้างเป็น ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินต่อไปได้โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด สำหรับผู้ประกอบการการบริหารธุรกิจให้สามารถเก็บรายได้ตามวันที่คาดการณ์ไว้ การจัดทำเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะหากจัดทำเอกสารผิด ต้องแก้ไข อาจทำให้ได้รับเงินล่าช้า ส่งผลให้ไม่มีเงินสดเพียงพอในการดำเนินธุรกิจครับ

ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ OFmessenger.com ได้ที่
Facebook: facebook.com/ofmessenger